Letter of Credit yang biasa disingkat dengan (L/C) merupakan salah satu instrument pembayaran yang sangat penting dalam perdagangan international. Letter of Credit sangat vital dalam memberikan keyakinan kepada pembeli (buyer) maupun penjual (seller) dalam melakukan perdagangan international (export-import).
Dengan tersedianya Letter of Credit :
Dengan tersedianya Letter of Credit :
Penjual (Seller/Exporter) :
Mendapat keyakinan akan ketersediaan pembayaran atas barang dan atau jasa yang diserahkan. Dengan telah dibukanya Letter of Credit oleh pihak buyer, seller tidak perlu khawatir mengenai adanya kemungkinan barang dan atau jasa yang diserahkan tidak (kurang)dibayar, sepanjang klausa (Term and Condition) yang tercantum di dalam L/C dipenuhi. Keyakinan tersebut diperoleh dengan adanya penegasan dari pihak bank pembuka L/C bahwa pihak pembeli (buyer) memiliki kemampuan yang cukup untuk membayar dan dalam hal ini bank pembuka L/C menjamin akan mendibit rekening pihak pembeli, jika pihak penjual menyerahkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan.
Bahkan di Indonesia, penguasaan terhadap sebuah Letter of Credit (L/C), bisa dijadikan dasar permohonan "Kredit Export (KE)" guna memperoleh dana lebih awal dari bank devisa, untuk dipergunakan sebagai modal kerja dalam memproduksi barang yang difasilitasi oleh Letter of Credit tersebut. Tentu saja pihak bank akan mengenakan bunga tertentu atas kredit tersebut, yang biasa disebut dengan bunga diskonto.
Pembeli (Buyer/Importer) :
Memperoleh keyakinan bahwa dia/mereka hanya akan membayar seller atas penyerahan barang dan atau jasa yang dipesannya sesuai dengan syarat yang telah disepakati sebelumnya yang akan dituangkan di dalam "Term and Condition" L/C yang akan dibuka. Dalam hal ini bank pembuka hanya akan mendebit rekening buyer, jika bank telah menerima dokumen yang dipersyaratkan.
Bagi mereka yang berada di bagian accounting maupun keuangan, mengenal dan mengetahui dasar mekanisme kerja letter of credit adalah penting, sehingga dapat diestimasi : kapan dan bagaimana TRANSAKSI SALES (jika perusahaan bertindak selaku seller) atau PURCHASE (jika perusahaan bertindak sebagai buyer) akan berakibat terhadap POSISI KAS perusahaan. Jika rekan-rekan di accounting atau keuangan menguasai mekanisme "Letter of Credit", maka itu merupakan nilai plus yang melengkapi keahlian dalam mengelola keuangan perusahaan (tinggal beberapa langkah menuju jenjang career yang lebih tinggi/financial controller). Menarik kan ?.
Sedangkan bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia export-import, "Letter of Credit" adalah sesuatu yang wajib untuk dikuasai. Bagaimana tidak, atas proses export-import yang menggunakan instrument Letter Of Credit, langkah demi langkahnya harus selalu stick on (berpatokan) pada butir-butir “Term and Condition” yang tercantum di dalam Letter of Credit. Mulai dari :
(-). Packing Instruction : dimension, unit weight, quantity/volume per pack, side/front pack marking, dll.
(-). Document Required : Export License, Commercial invoice, Certificate of Inspection, Fumigation Certificate, dll.
(-). Shipping Instruction : Nominated Forwarder, Port of Departure, Notify Party, Port of Destination, Consignee Name, dll.
Penyimpangan (discrepancies) sangat kecil/sepele sekalipun terhadap instruksi (instruction) maupun permintaan (requirement) yang tercantum di dalam “Term and Condition” OTOMATIS MENGAKIBATKAN GAGALNYA REALISASI PEMBAYARAN atas sebuah transaksi yang di fasilitasi dengan Letter of Credit. Dan ini adalah tanggung jawab mereka-mereka yang berada di bagian Export-Import.
Bagi mereka yang berada di bagian accounting maupun keuangan, mengenal dan mengetahui dasar mekanisme kerja letter of credit adalah penting, sehingga dapat diestimasi : kapan dan bagaimana TRANSAKSI SALES (jika perusahaan bertindak selaku seller) atau PURCHASE (jika perusahaan bertindak sebagai buyer) akan berakibat terhadap POSISI KAS perusahaan. Jika rekan-rekan di accounting atau keuangan menguasai mekanisme "Letter of Credit", maka itu merupakan nilai plus yang melengkapi keahlian dalam mengelola keuangan perusahaan (tinggal beberapa langkah menuju jenjang career yang lebih tinggi/financial controller). Menarik kan ?.
Sedangkan bagi mereka yang berkecimpung dalam dunia export-import, "Letter of Credit" adalah sesuatu yang wajib untuk dikuasai. Bagaimana tidak, atas proses export-import yang menggunakan instrument Letter Of Credit, langkah demi langkahnya harus selalu stick on (berpatokan) pada butir-butir “Term and Condition” yang tercantum di dalam Letter of Credit. Mulai dari :
(-). Packing Instruction : dimension, unit weight, quantity/volume per pack, side/front pack marking, dll.
(-). Document Required : Export License, Commercial invoice, Certificate of Inspection, Fumigation Certificate, dll.
(-). Shipping Instruction : Nominated Forwarder, Port of Departure, Notify Party, Port of Destination, Consignee Name, dll.
Penyimpangan (discrepancies) sangat kecil/sepele sekalipun terhadap instruksi (instruction) maupun permintaan (requirement) yang tercantum di dalam “Term and Condition” OTOMATIS MENGAKIBATKAN GAGALNYA REALISASI PEMBAYARAN atas sebuah transaksi yang di fasilitasi dengan Letter of Credit. Dan ini adalah tanggung jawab mereka-mereka yang berada di bagian Export-Import.
Catatan Penting :
Dalam sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, yang menjadi penentu dasar realisasi pembayaran adalah Dokumen. Sedangkan kondisi barang/jasa yang diperjual-belikan maupun hal-hal lain yang menyangkut kesepakatan seller dengan buyer, adalah diluar tanggung jawab institusi keuangan (dalam hal ini bank), artinya : bank pembuka berhak mendebit rekening buyer dan wajib membayarkannya kepada seller melalui bank yang ditunjuk begitu dokumen diterima dalam keadaan lengkap dan sesuai dengan kondisi yang dipersayaratkan, terlepas apakah barang/jasa yang diserahkan dalam keadaan yang sesuai dengan kesepakatan antara buyer dengan seller atau tidak.
Ada 3 (tiga) macam Letter of Credit, yaitu :
(a). Commercial Letter of Credit
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama, dimana proses pembayaran dilakukan oleh bank begitu dokumen diterima.
(b). Standby Letter Of Credit
Standby Letter of Credit merupakan instrument pembayaran kedua setelah instrument pembayaran yang lain (Telex Transfer, Cash on Delivery, dll). Artinya : Standby Letter Of Credit hanya akan dicairkan apabila buyer tidak memenuhi kewajibannya untuk membayar dengan menggunakan instrument utamanya. Dengan kata lain Standaby L/C hanya merupakan instrument pembayaran cadangan. Standby Letter of Credit hanya merupakan alat yang menunjukkan kemampuan bayar buyer (pembeli) bukan L/C yang serta merta dapat dicairkan. Standby Letter of Credit dicairkan dengan cara menunjukkan draft instrument pembayaran yang utama dan menunjukkan bukti-bukti bahwa buyer tidak melaksanakan kewajibannya membayar.
c). Back to Back Letter of Credit
Adalah sebuah L/C yang dibuka untuk pihak seller, dimana L/C yang baru dibuka tersebut menunjuk L/C lain yang diterima dari pihak lain, yang artinya : “Term and Condition” L/C tersebut sepenuhnya bergantung pada L/C yang ditunjukknya. Dengan kalimat sederhana : L/C tersebut hanya akan bisa dicairkan apabila pihak pembuka telah mencairkan L/C yang ditunjuknya (L/C yang diterimnya dari pihak lain).
Pada umumnya Standby Letter Of Credit jarang bisa diterima oleh pihak penjual (seller), seller akan lebih memilih Commercial Letter of Credit. Terlebih-lebih jenis Back to Back Letter of Credit. Sangat jarang bisa diterima. Terlalu berbahaya bagi seller.
Catatan :
Dalam pembahasan-pembahasan selanjutnya yang akan kita bicarakan adalah COMMERCIAL LETTER OF CREDIT.
Elemen dan Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proses Letter Of Credit
Berikut adalah elemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses sebuah Letter of Credit :
Pembeli (Buyer)
Adalah pihak pembeli yang berinisiatif untuk membuka sebuah Letter of Credit untuk transaksi pembelian yang dilakukannya dengan pihak seller.
Draft of Purchase Order
Adalah sebuah dokumen awal atau draft sebagai bukti atas pemesanan suatu barang dan atau jasa. Draft PO biasanya merupakan bukti pemesanan awal yang sudah 99% final hanya saja pembuat draft (buyer) belum sempat untuk mengubahnya ke dalam bentuk kontrak resmi. Jenis barang, jumlah/volume, spesifikasi barang, standar kwalitas, cara pengemasan (packaging) sudah tersedia lengkap dan telah ditandatangani oleh pihak pembeli maupun penjual.
Purchase Order/Contract
Adalah draft order yang telah dituangkan kedalam lembaran resmi entah itu Official Purchase Order maupun Purchase Contract.
Letter of Credit’s Amount
Menyebutkan Nilai Nominal yang boleh dicairkan atas Letter of Credit tersebut. Nilainya seharusnya sama dengan nilai purchase order / contract. Namun demikian terkadang juga disebutkan batas nilai minimum dan maksimum, yang mana L/C akan ditolak apabila nilai yang akan dicairkan (tercantum) dalam dokumen export lebih kecil (short shipment) atau lebih besar (over shipment) dari melewati batas minimum/maksimium yang disebutkan di dalam L/C.
Issuing Bank
Adalah pihak yang memfasilitasi Letter of Credit, biasanya bank devisa dimana rekening buyer berada. Issuing Bank lah yang menerbitkan Letter Of Credit.
Advising Bank
Adalah Bank yang menerima Letter of Credit sekaligus menyampaikannya kepada pihak penerima Letter of Credit (seller). Jika advising bank memiliki hubungan correspondent, maka selanjutnya Advising Bank akan menjadi pihak yang menjembatani (correspondent) peresentasi dokumen maupun pencairan dana antara Issuing Bank dengan pihak penerima pembayaran (seller).
Correspondent/Confirming Bank
Adalah Bank yang menghubungkan Issuink Bank dengan Advising Bank. Correspondent Bank/Confirming Bank dibutuhkan apabila Issuing Bank tidak memiliki hubungan correspondent dengan Advising Bank yang ditunjuk oleh pihak seller. Mengapa hubungan correspondent dibutuhkan ?, karena untuk lalulintas pembayaran, bank yang berhubungan harus memiliki catatan speciment pejabat bank-nya masing-masing. Jika antara Issuing Bank dengan Advising Bank tidak ad ahubungan correspondent, maka mustahil mekanisme proses sebuah L/C dapat dilaksanakan, untuk itulah diperlukan correspondent bank. Correspondent bank sudah pasti sebuah bank yang memiliki correspondent dengan advising bank.
Beneficiary (seller)
Adalah pihak yang akan berhak menerima pembayaran atas sebuah Letter of Credit, dalam hal ini adalah penjual (seller).
Export Document
Adalah satu (atau lebih) set document export, termasuk Bill of Lading (BL) atau Air Way Bill (AWB). Akan kita bahas di sub pokok bahasan lain.
Penjelasan :
(1). Buyer berinsitif untuk memesan barang/jasa
(2). Seller meminta buyer untuk membuka sebuah L/C, dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk.
(3). Buyer meminta bank dimana rekeningnya berada (Issuing Bank) untuk membuka sebuah L/C dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk oleh seller.
(4). Issuing Bank membuka sebuah L/C dan mengirimkannya kepada Advising Bank. (Sekaligus mengirimkan copy-nya kepada buyer, buyer mengirimkan copy tersebut kepada pihak seller sebagai konfirmasi bahwa L/C telah dibuka). Jika issuing Bank tidak mempunyai hubungan correspondent dengan Advising Bank, maka buyer akan mencari Bank Correspondent sebagai perantara.
(5). Advising Bank menyampaikan L/C tersebut kepada beneficiary (seller).
(6). Setelah barang/jasa yang dipesan siap untuk dikirimkan, beneficiary (seller) menyiapkan dokumen yang dipersyaratkan di dalam L/C (dokumen export). Jika dokumen telah siap, maka beneficiary akan menyerahkan dokumen tersebut kepada Advising Bank.
(7). Advising Bank akan mempelajari isi dokumen, jika telah memenuhi syarat (sesuai dengan kondisi L/C) maka dokumen akan dikirimkan kepada Issuing Bank untuk meminta pembayaran, jika tidak maka dokumen akan ditolak dan dikembalikan kepada beneficiary serta memberitahukan penyimpangan yang telah terjadi.
(8). Begitu dokumen diterima, Issuing Bank akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang diterima dengan term and condition di dalam L/C, Jika tidak sesuai maka pembayaran akan ditolak. Jika sesuai maka Issuing Bank akan membayar pihak beneficiary (seller) melalui Advising Bank, serta mengirimkan dokumen tersebut ke pihak buyer. Dengan dokumen asli yang diterima dari issuing bank, pihak buyer akan mengambil barang/jasa di custom, tanpa dokumen asli tersebut, pihak buyer tidak akan bisa mengambil barang/jasa tersebut.
Letter of Credit Amendment
Perhatikan butir (4) dari alur proses L/C di atas, begitu sebuah Letter of Credit dibuka, maka Issuing Bank akan mengirimkan L/C tersebut ke pihak Advising Bank, sekaligus mengirimkan copy L/C tersebut kepada pihak buyer. Selanjutnya buyer akan mengirimkan copy tersebut kepada pihak seller. Seller akan memeriksa isi “Term and Condition” dari L/C yang dibuka. Apabila seller menemukan kondisi atau persyaratan yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan (tidak bisa dipenuhi), maka seller akan meminta pihak buyer untuk melakukan perubahan atas L/C tersebut. Perubahan L/C itulah yang disebut dengan Letter of Credit Amendment. Jika buyer setuju dengan perubahan (amendment) yang diminta oleh seller, maka buyer akan meminta pihak Issuing Bank untuk melakukan amendment. Issuing Bank mengirimkan amendment tersebut ke pihak Advising Bank. Advising Bank menyampaikan amendment tersebut kepada pihak seller (beneficiary) sekaligus minta konfirmasi bahwa amendment tersebut memang diminta oleh pihak seller.
Karakteristik sebuah Letter of Credit
Untuk mengetahui apakah sebuah Letter of Credit baik atau vuruk kondisinya, maka perlu terlebih dahulu mengetahui karakterikstik dari sebuah L/C. Berikut adalah karakterikstik-karakteristik dasar dari sebuah L/C :
Transferable / Non Transferable
Karakteristik ini adalah menunjukkan, apakah Letter of Credit tersebut boleh dipindah-tangankan atau tidak
(-). Transferable, artinya : Bisa dipindah tangankan. Kondisi tranferrable biasanya disertai dengan kondisi lain yaitu adanya “Blank Endorsment”. Artinya : dengan blank endorsement, maka L/c tersebut dapat dipindahtangankan kepada pihak manapun sesuai dengan keinginan beneficiary. Jika dalam keadaan “endorsed” (ter-endor), maka L/C tersebut hanya boleh dicairkan oleh pihak yang mengendors saja.
(-). Non Transferable : lawan dari transferable.
Pada umumnya seller tidak akan menerima non-transferrable L/C.
Revocable/Irrevocable
(-). Revocable : artinya “Term and Condition” di dalam L/C yang telah diterbitkan dapat diubah sewaktu-waktu oleh Issuing Bank (atas permintaan Buyer) tanpa meminta persetujuan pihak Issuing Bank maupun Beneficiary (seller). Karakteristik L/C ini adalah tidak baik. Tidak satupun seller yang bersedia menerima L/C jenis revocable.
(-). Irrevocable : artinya “Term and Condition” di dalam L/C yang telah diterbitkan hanya boleh diubah atas kesepakatan beneficiary (seller) dengan buyer. Karakteristik ini adalah baik dan diminta oleh seller manapun.
Availability
(-). Available at any bank : artinya L/C tersebut boleh dicairkan di bank manapun yang ditunjuk oleh pihak beneficiary. Kondisi ini sangat diharapkan oleh pihak seller, karena dengan kondisi ini Issuing Bank wajib mencari correspondent bank untuk berhubungan dengan Advising Bank yang di tunjuk oleh pihak seller. Dan atas biaya correspondent yang timbul, pihak Issuing Bank wajib menaggungnya dengan mendebit rekening buyer.
(-). Available only at Bank A : artinya seller harus menunjuk bank yang memiliki correspondent dengan Bank A untuk melakukan pencairan L/C. Dan Advising Bank wajib menanggung biaya correspondent yang timbul dengan mendebit rekening seller. Karakteristik L/C seperti ini biasanya tidak bisa diterima oleh pihak seller.
Pada Letter of Credit – Serie 3 ini, akan khusus diberikan tips bagi EXPORTER maupun IMPORTER yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran. Tentu saja tips ini tidak dimaksudkan untuk over-riding, cheating, corrupting atau yang sejenisnya atas sebuah Letter of Credit. Melainkan untuk kelancaran dan objective’s achievement yang efektif berdasarkan fairness bagi semua pihak (bagi : Buyer, Seller, Issuing Bank maupun Advising Bank).
Tips menangani Letter of Credit
1). Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)
Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C adalah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :
(a). Purchase Order Draft
Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama adalah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :
(-). Jenis dan nama barang yang dipesan
Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan jelas dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya adalah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.
(-) Bahan baku barang yang dipesan.
Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.
(-). Spesifikasi barang yang dipesan
Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, agar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada saat proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.
(-). Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan
Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.
(-). Jumlah/volume barang yang dipesan
Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.
(-). Nilai barang yang dipesan
Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, karena total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.
(-). Kondisi penyerahan barang
Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.
(-). Batas akhir penyerahan barang
Batas akhir penyerahan barang (Latest Delivery Time) adalah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan mengakibatkan discrepancies.
(-). Packing Instruction
Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi instruksi mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list adalah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.
(-). Shipping Instruction
Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.
Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, mintalah penejelasan.
(b). Purchase Order Contract
Purchase Order Contract adalah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya adalah sama, maka yang perlu dilakukan saat penanandatanganan contract adalah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.
2). Permintaan Pembukaan L/C
Tips bagi Seller/Exporter :
Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jika ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa mengakibatkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan PROFORMA INVOICE, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :
(-). Jenis L/C yang diinginkan :
Sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.
(-). Term and Condition :
Sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.
Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta agar buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, karena menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera menerima copy letter of credit semakin bagus, sehingga jika ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.
Tips bagi buyer/importer :
Begitu permintaan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.
Tentu saja pihak bank akan melakukan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika permintaan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.
3). Setelah Pembukaan L/C
Tips bagi seller/exporter :
(a). Saat L/C Diterima
(c). Penanganan Proses Produksi
(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai bahan baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada saat proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.
(d). Penanganan Pengemasan (Packing)
(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
(-). Jika ada instruksi yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.
(-). Jika ada instruksi yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan alas an mengapa tidak bisa diikuti, sampai memperoleh persetujuan.
(e). Inspection
(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melakukan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah tawaran letter of guarantee, agar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.
4). Penanganan Dokumen
Proses pembuatan dokumen adalah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan langsung berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C adalah :
(-). Commercial Invoice
(-). Packing List
(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)
(-). Country of Origin
(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, karena terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan instruksi yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis seperti yang diminta di dalam L/C.
(-). Jenis dan nama document harus persis sama seperti yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, bahan baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, HARUS PERSIS SEPERTI YANG TERCANTUM DI DALAM L/C. Perbedaan satu hurup saja, adalah merupakan discrepancies.
5). Pengiriman Dokumen
Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya adalah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :
(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
(-). Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.
Memang pengiriman dokumen ini adalah tugas pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen adalah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.
Proses selanjunya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank. Seharusnya Seller sudah bisa lega………………………
………………………. TETAPI…….
Bagaimana Jika dokumen ditolak oleh advising Bank karena ditemukan penyimpangan (discrepancies) ?, apakah yang harus dilakukan ?, bagaimana cara menanganinya ?.
Scenario terburuk apakah yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, dan apa yang harus dilakukan oleh seller ?.
Sebelumnya telah kita bahas cara menangani letter of credit, mulai dari persiapan menjelang pembukaan L/C sampai dengan pengiriman dokumen pencairan, yang jika kita tarik kesimpulan maka dapat dikatakan bahwa kunci sukses penanganan Letter of Credit adalah kehati-hatian, ketelitian dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam menangani setiap proses yang dilalui.
Akan tetapi, toh tetap saja ada kemungkinan discrepancies (penyimpangan). Dari pengalaman saya pribadi (sekitar tahun 1997-2000), jika saya sampling, saya menemukan hanya ada 1 Letter of Credit yang benar-benar dapat berjalan mulus tanpa discrepancies samasekali, dari 10 Letter of Credit (1 :10).
Keberhasilan membuat L/C mulus tanpa discrepancies, sungguh menyenangkan. Tetapi saat pengajuan dokumen pencairan L/C ditolak ?, terbayanglah kerugian perusahaan sudah didepan mata, barang sudah diberangkatkan, tetapi L/C tidak dapat dicairkan !. Pahit rasanya…. Berhadapan dengan birokrasi bank yang memang super ketat (subject to zero tolerance).
Harus mencari cara agar L/C tersebut bisa dicairkan, atau setidaknya pembayaran bisa diperoleh. Memang pekerjaan fixing selalu tidak enak. Tetapi ketika usaha-usaha itu berhasil, tidak hanya sekedar rasa senang yang kita peroleh, tetapi rasa senang, puas dan mungkin bisa dibilang rasa bangga. Feel like a hero.. ! :-)
Sebagian besar discrepancies tidak bisa dikoreksi, namun Ada beberapa jenis discrepancies yang masih memungkinkan untuk dilakukan revisi dan dikirim ulang.
Di sesi ini, kita bahas semua.
Discrepancies Dalam Letter of Credit dan Cara Mengatasinya
Penyimpangan (discrepancies) bisa terjadi disemua bagian L/C, akan tetapi secara garis besar, berada di 2 (dua) area berikut :
1). Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)
Perbedaan antara dokumen dengan L/C merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan mudah terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Samasekali tidak boleh ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen export yang blankonya disediakan oleh Institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang bisa direvisi. Berikut adalah hal-hal yang biasa membuat suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :
a). Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian bisa karena kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya karena salah ketik satu huruf saja.
Misalnya : Di dalam L/C disebut “Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “Invoice” saja, atau diketik “Invoice Comercial” (kurang huruf m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih huruf s).
b). Perbedaan : kode, nama, deskripsi, warna, ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.
c). Perbedaan : nama bahan baku barang
d). Perbedaan : jumlah barang dan satuan ukuran
e). Perbedaan : unit price dan total amount
f). Perbedaan : HS code
g). Pencanutuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number
h). Salah menyebutkan quota category number
i). Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)
j). Tulisan atau angka yang dicoret
k). Salah mencantumkan : Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.
Jika discrepancies terjadi di wilayah ini, maka segeralah tarik dokumen dari bank untuk direvisi.
Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibuat ulang, tetapi lakukanlah koreksi. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut dapat diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (di stempel dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.
Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, kirimkan (serahkan) kembali kepada pihak advising bank. Melihat keterbatasan waktu, lakukanlah dalam hari yang sama untuk menarik dokumen, melakukan revisi dan pengiriman kembali.
2). Batas Waktu (Latest Delivery Time, L/C Expiration Date & Latest Presentation Date)
a). Latest Delivery Date
Adalah tanggal batas akhir penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan adalah tanggal yang tercantum pada Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan jika kondisi penyerahan barang adalah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal adalah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.
Dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, sesudah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.
b). L/C Expiration Date
Adalah tanggal masa berlaku nya L/C, meliputi dari L/C dikeluarkan hingga batas akhir penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.
c). Latest Presentation Date
Adalah tanggal batas akhir penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank.
Dikatakan menyimpang apabila, dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.
Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, adalah merupakan discrepancies yang tidak bisa direvisi. Artinya L/C sudah pasti gagal. Proses pencairan L/C sudah tidak mungkin dapat diselamatkan.
Ini adalah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.
Apakah pembayaran masih mungkin bisa diperoleh ?.
Apa yang harus dilakukan ?
Ada beberapa jalan yang mungkin bisa dilakukan :
1). Discrepancies terhadap Latest Delivery Time
Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.
Pertanyaannya adalah : apakah Shipping Lines/Airlines akan bersedia melakukannya ?.
Biasanya (tidak bisa dijadikan pedoman pasti) :
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan “direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melakukan back date walaupun cuma untuk satu haripun.
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melakukan back date untuk 1(satu) hari saja.
(-) Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melakukan back date untuk 1 (satu) hari sampai dengan 7 hari.
Sekali lagi yang di atas tidak bisa dijadikan pedoman pasti, tetapi peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja, kita tidak akan pernah tahu jika tidak mencobanya bukan ?.
2). Discrepancies terhadap L/C Expiration Date atau Latest Presentation Date.
Discrepancies jenis ini samasekali tidak bisa diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal.
Apakah berarti pembayaran atas transaksi ini sudah TIDAK mungkin bisa diperoleh ?.
Jangan putus asa dahulu, masih ada beberapa jalan lagi yang mungkin bisa menyelamatkan perusahaan dari kerugian, yaitu :
Cobalah bernegosiasi dengan pihak buyer, jika hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih bisa menerima pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melakukan pembayaran.
Bukankah L/C sudah gagal ?.
Jika buyer masih bersedia menerima keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja mekanisme pembayaran sudah tidak menggunakan letter of credit lagi, tetapi melalui Telex Transfer. Agar buyer bisa melakukan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah swift code kepada Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.
Ada 3 (tiga) macam Letter of Credit, yaitu :
(a). Commercial Letter of Credit
Commercial Letter of Credit merupakan instrument pembayaran utama, dimana proses pembayaran dilakukan oleh bank begitu dokumen diterima.
(b). Standby Letter Of Credit
Standby Letter of Credit merupakan instrument pembayaran kedua setelah instrument pembayaran yang lain (Telex Transfer, Cash on Delivery, dll). Artinya : Standby Letter Of Credit hanya akan dicairkan apabila buyer tidak memenuhi kewajibannya untuk membayar dengan menggunakan instrument utamanya. Dengan kata lain Standaby L/C hanya merupakan instrument pembayaran cadangan. Standby Letter of Credit hanya merupakan alat yang menunjukkan kemampuan bayar buyer (pembeli) bukan L/C yang serta merta dapat dicairkan. Standby Letter of Credit dicairkan dengan cara menunjukkan draft instrument pembayaran yang utama dan menunjukkan bukti-bukti bahwa buyer tidak melaksanakan kewajibannya membayar.
c). Back to Back Letter of Credit
Adalah sebuah L/C yang dibuka untuk pihak seller, dimana L/C yang baru dibuka tersebut menunjuk L/C lain yang diterima dari pihak lain, yang artinya : “Term and Condition” L/C tersebut sepenuhnya bergantung pada L/C yang ditunjukknya. Dengan kalimat sederhana : L/C tersebut hanya akan bisa dicairkan apabila pihak pembuka telah mencairkan L/C yang ditunjuknya (L/C yang diterimnya dari pihak lain).
Pada umumnya Standby Letter Of Credit jarang bisa diterima oleh pihak penjual (seller), seller akan lebih memilih Commercial Letter of Credit. Terlebih-lebih jenis Back to Back Letter of Credit. Sangat jarang bisa diterima. Terlalu berbahaya bagi seller.
Catatan :
Dalam pembahasan-pembahasan selanjutnya yang akan kita bicarakan adalah COMMERCIAL LETTER OF CREDIT.
Elemen dan Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Proses Letter Of Credit
Berikut adalah elemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam proses sebuah Letter of Credit :
Pembeli (Buyer)
Adalah pihak pembeli yang berinisiatif untuk membuka sebuah Letter of Credit untuk transaksi pembelian yang dilakukannya dengan pihak seller.
Draft of Purchase Order
Adalah sebuah dokumen awal atau draft sebagai bukti atas pemesanan suatu barang dan atau jasa. Draft PO biasanya merupakan bukti pemesanan awal yang sudah 99% final hanya saja pembuat draft (buyer) belum sempat untuk mengubahnya ke dalam bentuk kontrak resmi. Jenis barang, jumlah/volume, spesifikasi barang, standar kwalitas, cara pengemasan (packaging) sudah tersedia lengkap dan telah ditandatangani oleh pihak pembeli maupun penjual.
Purchase Order/Contract
Adalah draft order yang telah dituangkan kedalam lembaran resmi entah itu Official Purchase Order maupun Purchase Contract.
Letter of Credit’s Amount
Menyebutkan Nilai Nominal yang boleh dicairkan atas Letter of Credit tersebut. Nilainya seharusnya sama dengan nilai purchase order / contract. Namun demikian terkadang juga disebutkan batas nilai minimum dan maksimum, yang mana L/C akan ditolak apabila nilai yang akan dicairkan (tercantum) dalam dokumen export lebih kecil (short shipment) atau lebih besar (over shipment) dari melewati batas minimum/maksimium yang disebutkan di dalam L/C.
Issuing Bank
Adalah pihak yang memfasilitasi Letter of Credit, biasanya bank devisa dimana rekening buyer berada. Issuing Bank lah yang menerbitkan Letter Of Credit.
Advising Bank
Adalah Bank yang menerima Letter of Credit sekaligus menyampaikannya kepada pihak penerima Letter of Credit (seller). Jika advising bank memiliki hubungan correspondent, maka selanjutnya Advising Bank akan menjadi pihak yang menjembatani (correspondent) peresentasi dokumen maupun pencairan dana antara Issuing Bank dengan pihak penerima pembayaran (seller).
Correspondent/Confirming Bank
Adalah Bank yang menghubungkan Issuink Bank dengan Advising Bank. Correspondent Bank/Confirming Bank dibutuhkan apabila Issuing Bank tidak memiliki hubungan correspondent dengan Advising Bank yang ditunjuk oleh pihak seller. Mengapa hubungan correspondent dibutuhkan ?, karena untuk lalulintas pembayaran, bank yang berhubungan harus memiliki catatan speciment pejabat bank-nya masing-masing. Jika antara Issuing Bank dengan Advising Bank tidak ad ahubungan correspondent, maka mustahil mekanisme proses sebuah L/C dapat dilaksanakan, untuk itulah diperlukan correspondent bank. Correspondent bank sudah pasti sebuah bank yang memiliki correspondent dengan advising bank.
Beneficiary (seller)
Adalah pihak yang akan berhak menerima pembayaran atas sebuah Letter of Credit, dalam hal ini adalah penjual (seller).
Export Document
Adalah satu (atau lebih) set document export, termasuk Bill of Lading (BL) atau Air Way Bill (AWB). Akan kita bahas di sub pokok bahasan lain.
Time Set
Dalam sebuah L/C juga ditentukan mengenai batas-batas waktu tertentu atas sebuah proses dalam transaksi tersebut, yaitu :
(-). Latest Delivery Time : adalah batas penyerahan akhir dari barang/jasa yang dipesan oleh buyer. Buyer menentukan kapan barang tersebut harus diserahkan. Apabila kondisi penyerahan adalah FOB, maka yang dijadikan patokan adalah tanggal Bill of Lading (B/L) atau Air Way Bill (Awb). Apabila kondisi penyerahan adalah C&F atau CIF maka yang dijadikan patokan adalah tanggal kapan barang di-realease oleh custom pelabuhan tujuan (port of destination).
(-). Latest Presentation Document Date : adalah batas tanggal penerimaan akhir dokumen oleh pihak Issuing Bank. Issuing Bank menentukan batas akhir kapan dokumen export harus diterima oleh Issuing Bank.
Certificate of Inspection
Adalah sebuah dokumen yang berupa sertifikat, yang menyatakan barang/jasa telah diperiksa (inspected) secara seksama, dimana barang/jasa telah memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pembeli (buyer) sehingga diberikan sertifikat. Certificate of Inspection biasanya dikeluarkan oleh institusi yang ditunjuk sebagai inspector (pemeriksa) oleh pihak pembeli (inspector).
Alur Proses Letter of Credit
Alur proses sebuah Letter of Credit dapat digambarkan sebagai berikut :
Dalam sebuah L/C juga ditentukan mengenai batas-batas waktu tertentu atas sebuah proses dalam transaksi tersebut, yaitu :
(-). Latest Delivery Time : adalah batas penyerahan akhir dari barang/jasa yang dipesan oleh buyer. Buyer menentukan kapan barang tersebut harus diserahkan. Apabila kondisi penyerahan adalah FOB, maka yang dijadikan patokan adalah tanggal Bill of Lading (B/L) atau Air Way Bill (Awb). Apabila kondisi penyerahan adalah C&F atau CIF maka yang dijadikan patokan adalah tanggal kapan barang di-realease oleh custom pelabuhan tujuan (port of destination).
(-). Latest Presentation Document Date : adalah batas tanggal penerimaan akhir dokumen oleh pihak Issuing Bank. Issuing Bank menentukan batas akhir kapan dokumen export harus diterima oleh Issuing Bank.
Certificate of Inspection
Adalah sebuah dokumen yang berupa sertifikat, yang menyatakan barang/jasa telah diperiksa (inspected) secara seksama, dimana barang/jasa telah memenuhi syarat yang telah ditentukan oleh pembeli (buyer) sehingga diberikan sertifikat. Certificate of Inspection biasanya dikeluarkan oleh institusi yang ditunjuk sebagai inspector (pemeriksa) oleh pihak pembeli (inspector).
Alur Proses Letter of Credit
Alur proses sebuah Letter of Credit dapat digambarkan sebagai berikut :
Penjelasan :(1). Buyer berinsitif untuk memesan barang/jasa
(2). Seller meminta buyer untuk membuka sebuah L/C, dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk.
(3). Buyer meminta bank dimana rekeningnya berada (Issuing Bank) untuk membuka sebuah L/C dengan memberitahukan “Term and Condition” yang bisa diterima serta nama advising bank yang ditunjuk oleh seller.
(4). Issuing Bank membuka sebuah L/C dan mengirimkannya kepada Advising Bank. (Sekaligus mengirimkan copy-nya kepada buyer, buyer mengirimkan copy tersebut kepada pihak seller sebagai konfirmasi bahwa L/C telah dibuka). Jika issuing Bank tidak mempunyai hubungan correspondent dengan Advising Bank, maka buyer akan mencari Bank Correspondent sebagai perantara.
(5). Advising Bank menyampaikan L/C tersebut kepada beneficiary (seller).
(6). Setelah barang/jasa yang dipesan siap untuk dikirimkan, beneficiary (seller) menyiapkan dokumen yang dipersyaratkan di dalam L/C (dokumen export). Jika dokumen telah siap, maka beneficiary akan menyerahkan dokumen tersebut kepada Advising Bank.
(7). Advising Bank akan mempelajari isi dokumen, jika telah memenuhi syarat (sesuai dengan kondisi L/C) maka dokumen akan dikirimkan kepada Issuing Bank untuk meminta pembayaran, jika tidak maka dokumen akan ditolak dan dikembalikan kepada beneficiary serta memberitahukan penyimpangan yang telah terjadi.
(8). Begitu dokumen diterima, Issuing Bank akan memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang diterima dengan term and condition di dalam L/C, Jika tidak sesuai maka pembayaran akan ditolak. Jika sesuai maka Issuing Bank akan membayar pihak beneficiary (seller) melalui Advising Bank, serta mengirimkan dokumen tersebut ke pihak buyer. Dengan dokumen asli yang diterima dari issuing bank, pihak buyer akan mengambil barang/jasa di custom, tanpa dokumen asli tersebut, pihak buyer tidak akan bisa mengambil barang/jasa tersebut.
Letter of Credit Amendment
Perhatikan butir (4) dari alur proses L/C di atas, begitu sebuah Letter of Credit dibuka, maka Issuing Bank akan mengirimkan L/C tersebut ke pihak Advising Bank, sekaligus mengirimkan copy L/C tersebut kepada pihak buyer. Selanjutnya buyer akan mengirimkan copy tersebut kepada pihak seller. Seller akan memeriksa isi “Term and Condition” dari L/C yang dibuka. Apabila seller menemukan kondisi atau persyaratan yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan (tidak bisa dipenuhi), maka seller akan meminta pihak buyer untuk melakukan perubahan atas L/C tersebut. Perubahan L/C itulah yang disebut dengan Letter of Credit Amendment. Jika buyer setuju dengan perubahan (amendment) yang diminta oleh seller, maka buyer akan meminta pihak Issuing Bank untuk melakukan amendment. Issuing Bank mengirimkan amendment tersebut ke pihak Advising Bank. Advising Bank menyampaikan amendment tersebut kepada pihak seller (beneficiary) sekaligus minta konfirmasi bahwa amendment tersebut memang diminta oleh pihak seller.
Karakteristik sebuah Letter of Credit
Untuk mengetahui apakah sebuah Letter of Credit baik atau vuruk kondisinya, maka perlu terlebih dahulu mengetahui karakterikstik dari sebuah L/C. Berikut adalah karakterikstik-karakteristik dasar dari sebuah L/C :
Transferable / Non Transferable
Karakteristik ini adalah menunjukkan, apakah Letter of Credit tersebut boleh dipindah-tangankan atau tidak
(-). Transferable, artinya : Bisa dipindah tangankan. Kondisi tranferrable biasanya disertai dengan kondisi lain yaitu adanya “Blank Endorsment”. Artinya : dengan blank endorsement, maka L/c tersebut dapat dipindahtangankan kepada pihak manapun sesuai dengan keinginan beneficiary. Jika dalam keadaan “endorsed” (ter-endor), maka L/C tersebut hanya boleh dicairkan oleh pihak yang mengendors saja.
(-). Non Transferable : lawan dari transferable.
Pada umumnya seller tidak akan menerima non-transferrable L/C.
Revocable/Irrevocable
(-). Revocable : artinya “Term and Condition” di dalam L/C yang telah diterbitkan dapat diubah sewaktu-waktu oleh Issuing Bank (atas permintaan Buyer) tanpa meminta persetujuan pihak Issuing Bank maupun Beneficiary (seller). Karakteristik L/C ini adalah tidak baik. Tidak satupun seller yang bersedia menerima L/C jenis revocable.
(-). Irrevocable : artinya “Term and Condition” di dalam L/C yang telah diterbitkan hanya boleh diubah atas kesepakatan beneficiary (seller) dengan buyer. Karakteristik ini adalah baik dan diminta oleh seller manapun.
Availability
(-). Available at any bank : artinya L/C tersebut boleh dicairkan di bank manapun yang ditunjuk oleh pihak beneficiary. Kondisi ini sangat diharapkan oleh pihak seller, karena dengan kondisi ini Issuing Bank wajib mencari correspondent bank untuk berhubungan dengan Advising Bank yang di tunjuk oleh pihak seller. Dan atas biaya correspondent yang timbul, pihak Issuing Bank wajib menaggungnya dengan mendebit rekening buyer.
(-). Available only at Bank A : artinya seller harus menunjuk bank yang memiliki correspondent dengan Bank A untuk melakukan pencairan L/C. Dan Advising Bank wajib menanggung biaya correspondent yang timbul dengan mendebit rekening seller. Karakteristik L/C seperti ini biasanya tidak bisa diterima oleh pihak seller.
Pada Letter of Credit – Serie 3 ini, akan khusus diberikan tips bagi EXPORTER maupun IMPORTER yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran. Tentu saja tips ini tidak dimaksudkan untuk over-riding, cheating, corrupting atau yang sejenisnya atas sebuah Letter of Credit. Melainkan untuk kelancaran dan objective’s achievement yang efektif berdasarkan fairness bagi semua pihak (bagi : Buyer, Seller, Issuing Bank maupun Advising Bank).
Tips menangani Letter of Credit
1). Menjelang Pembukaan L/C (bagi Seller maupun Buyer)
Sesungguhnya, kunci sukses penanganan sebuah L/C adalah diawal-awal, dimulai menjelang L/C dibuka, yaitu :
(a). Purchase Order Draft
Untuk jenis pesan yang segera (rush order), Draft order akan dijadikan sebagai dasar pembukaan sebuah L/C, menjadi lampiran dalam permohonan pembukaan L/C. Untuk itu pemeriksaan draft order dengan hati-hati dan seksama adalah kunci awal dari penanganan sebuah Letter of Credit. Sebelum penandatanganan Draft Order, perhatikan hal-hal berikut ini :
(-). Jenis dan nama barang yang dipesan
Pastikan jenis barang yang dipesan tekah tertulis dengan jelas dan benar, tidak menimbulkan salah pengertian. Pencantuman nama barang beserta description-nya adalah critical. Perlu diketahui bahwa jenis/nama barang akan dicantumkan di dalam L/C, dan shipping document.
(-) Bahan baku barang yang dipesan.
Sama pentingnya dengan Jenis dan nama barang. Bahan baku yang dipesan hendaknya dicantumkan dengan persis, dan jelas.
(-). Spesifikasi barang yang dipesan
Spesifikasi barang yang dimaksudkan di sini meliputi : ukuran, warna, kwalitas, Pastikan spesifikasi barang telah tercantum (tertulis/tergambar) dengan jelas. Hal ini penting, agar barang yang dikirim nantinya sesuai dengan apa yang dipesan. Kesalahan spesifikasi barang akan berakibat pada ditolaknya barang pada saat proses inspeksi, sehingga Certificate of Inspection tidak bisa dikeluarkan. Certificate of Inspection biasanya disyaratkan dalam sebuah L/C.
(-). Contoh/sample/Proto-type barang yang dipesan
Contoh/sample/proto-type memiliki peranan yang sama dengan specifikasi barang, hanya saja bersifat visual sehingga lebih mudah untuk diikuti.
(-). Jumlah/volume barang yang dipesan
Pastikan jumlah/volume barang yang dipesan tekah tercantum dengan benar dan jelas.
(-). Nilai barang yang dipesan
Periksalah Unit price dan Total Amount yang tercantum didalam Draft Order, hal ini penting, karena total amount yang tercantum di dalam L/C nantinya akan berpatokan pada Draft Order ini.
(-). Kondisi penyerahan barang
Kondisi penyerahan barang bisa bermacam-macam : Free on Board (FOB), Cost and Freight (C&F) atau Cost, Insurance & Freight (CIF). Pastikan kondisi penyerahan barang telah sesuai dengan yang disepakati.
(-). Batas akhir penyerahan barang
Batas akhir penyerahan barang (Latest Delivery Time) adalah critical. Latest Delivery Time akan menjadi salah satu yang disyaratkan di dalam L/C. Latest Delivery Time hendaknya memperhatikan kondisi penyerahan, lamanya produksi (Production Lead Time), Jadwal keberangkatan kapal (Shipping Schedule). Kesalahan dalam penentuan dan pencantuman Latest Delivery Time sudah pasti akan mengakibatkan discrepancies.
(-). Packing Instruction
Packing Instruction biasanya berupa lampiran yang menyertai Draft Order, berisi instruksi mengenai bagaimana barang seharusnya dikemas, mulai dari cara pembungkusan (oleh kertas/plastic), penyimpananya di dalam kemasan (dus/kotak), jumlah /volume barang per satu kemasan, dan lain sebagainya. Packing instruction juga harus diperhatikan dengan seksama, packaging barang ayang akan dikirimkan akan tercermin di dalam Packing List, dan packing list adalah salah satu jenis dokumen yang disyaratkan di dalam sebuah L/C. Penyimpangan dalam Packing List bisa menngakibatkan terjadinya discrepancies.
(-). Shipping Instruction
Shipping Instruction juga berupa lampiran, hanya saja isinya khusus mengenai bagaimana barang seharusnya dikirimkan. Hal-hal yang diatur dalam shipping instruction biasanya : pencantuman nama shipper, cara pengiriman (by Sea atau by Air), Nominated Forwarding Company (Jika nominated forwarder), Port of Departure (nama pelabuhan dari mana barang diberangkatkan), Port of Destination (pelabuhan tujuan dimana barang yang dispesan akan di un-load), Notify Party (pihak yang harus dihubungi oleh shipping agent ketika nanti barang tiba di pelabuhan tujuan), serta Consignee Name (pihak yang berhak atas barang tersebut setelah tiba dipelabuhan tujuan). Semua itu juga akan tercantum didalam Letter of Credit. Untuk itu sangat perlu untuk diperhatikan.
Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai, atau tidak bisa dipenuhi, atau tidak disepakati, hendaknya Draft Order jangan ditandatangani dahulu. Mintalah untuk direvisi. Jika ada hal-hal yang tidak jelas atau meragukan, mintalah penejelasan.
(b). Purchase Order Contract
Purchase Order Contract adalah perwujudan dari Draft Order yang dituangkan di dalam sebuah kontrak resmi, dicetak dan ditandatangani dengan resmi oleh pihak yang authorized. Karena isinya adalah sama, maka yang perlu dilakukan saat penanandatanganan contract adalah membandingkan isi contract dengan isi draft order. Seharusnya isinya sama persis dengan draft order yang telah ditandatangani. Jika ditemukan perbedaan-perbedaan, mintalah revisi atas kontrak tersebut.
2). Permintaan Pembukaan L/C
Tips bagi Seller/Exporter :
Begitu Draft Order atau Contract ditandatangani, segera lah minta pembukaan L/C kepada pihak buyer, jika ditunda maka pembukaan L/C akan semakin lambat, sementara Latest Delivery Time telah di set, keterlambatan pembukaan L/C bisa mengakibatkan keterlambatan penyerahan barang, dan akan membuat discrepancies pada Ltest Delivery Time. Permintaan pembukaan L/C oleh seller, dilakukan dengan mengirimkan PROFORMA INVOICE, dalam proforma invoice dicantumkan mengenai hal-hal esensial yang tercantum di dalam contract, hanya saja dibuat dalam bentuk ringkas. Di dalam proforma invoice, Cantumkanlah :
(-). Jenis L/C yang diinginkan :
Sebaiknya minatalah On Sight Commercial Letter of Credit, Back To Back L/C samasekali tidak baik, terlalu berbahaya, jadi jangan pernah mau menerimanya. Selalu minta On Sight Commercial Letter of Credit.
(-). Term and Condition :
Sebaiknya mintalah irrevocable L/C, transferable and available at any bank in Indonesia.
Selain kedua hal tersebut diatas, ikutilah apa yang telah disepakati di dalam contract. Jangan lupa meminta agar buyer mengirimkan copy L/C yang dibuka. Hal ini penting, karena menunggu L/C tersebut tiba di Advising Bank mungkin memakan waktu. Semakin segera menerima copy letter of credit semakin bagus, sehingga jika ditemukan ketidak sesuaian di dalam kondisi L/C, bisa meminta amendment (perubahan L/C) kepada pihak buyer dengan lebih cepat.
Tips bagi buyer/importer :
Begitu permintaan pembukaan L/C (Proforma Invoice) diterima, periksalah secara seksama isinya, apakah jenis L/C dan Term & Condition yang diminta oleh pihak seller bisa dipenuhi atau tidak, apakah isinya sam adengan draft order / contract yang telah ditandatangani. Jika tidak ada masalah, segeralah meminta pembukaan L/C kepada bank devisa (yang nantinya akan beryindak sebagai Issuing Bank). Pastikan anda memiliki Flapond Credit yang cukup untuk menutup nilai transaksi yang akan dibayar dengan Letter of Credit. Jangan lupa sertakan draft order atau contract yang telah ditandatangani oleh pihak seller.
Tentu saja pihak bank akan melakukan analisa, survey atau pemeriksaan terhadap buyer, untuk mem-verifikasi mengenai kemampuan dan kesanggupan buyer untuk membayar. Jika permintaan pembukaan L/C telah disetujui dan telah dibuka oleh bank, kirimkanlah copy L/C tersebut kepada pihak seller.
3). Setelah Pembukaan L/C
Tips bagi seller/exporter :
(a). Saat L/C Diterima
Begitu copy L/C diterima, periksalah isinya dan perhatikanlah hal-hal berikut ini ::
(-). Jenis L/C yang telah dibuka
(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
(-). Karakteristik L/C yang dibuka
(-). Latest Delivery Time
(-). Jenis penyerahan
(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi
(-). Batas akhir penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
(-). Packing Instruction
(-). Shipping Instruction
(-). Shipping Document required
Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.
(b). Meminta Letter of Credit Amendment
(-). Sampaikanlah permintaan amendment dengan jelas dan tegas langsung kepada pihak buyer.
(-). Mintalah agar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, karena jika menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, agar bank bisa men-trace-nya langsung ke issuing bank.
(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melakukan pembelian bahan baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah agar Latest Delivery Time di amend sekalian.
(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment.
(-). Jenis L/C yang telah dibuka
(-). Term and Condition yang dicantumkan di dalam L/C
(-). Karakteristik L/C yang dibuka
(-). Latest Delivery Time
(-). Jenis penyerahan
(-). Nilai (amount) minimal dan maksimal yang dapat ditoleransi
(-). Batas akhir penyerahan dokumen (dari advising Bank ke Issuing Bank).
(-). Packing Instruction
(-). Shipping Instruction
(-). Shipping Document required
Jika ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan apa yang telah disepakati, maka segeralah minta amendment kepada pihak buyer.
(b). Meminta Letter of Credit Amendment
(-). Sampaikanlah permintaan amendment dengan jelas dan tegas langsung kepada pihak buyer.
(-). Mintalah agar copy amendment dikirimkan lewat faximile atau by e-mail. Hal ini penting, karena jika menunggu amendment diterima oleh advising bank akan memakan waktu dan sangat mungkin akan mengganggu waktu penyelesaian barang.
(-). Jika copy amendment telah diterima, sampaikanlah copy tersebut kepada pihak advising bank, agar bank bisa men-trace-nya langsung ke issuing bank.
(-). Selama amendment belum diterima, janganlah melakukan pembelian bahan baku. Jika amendment tidak difollow up oleh buyer lebih dari 2 hari, mintalah agar Latest Delivery Time di amend sekalian.
(-). Melakukan persiapan-persiapan produksi (production set-up) tidak ada salahnya sambil menunggu L/C amendment.
(c). Penanganan Proses Produksi
(-). Selama proses produksi berlangsung, selalu berpatokan pada kontrak yang telah ditandatangani (mengenai bahan baku, warna, ukuran dan spesifikasi lainnya).
(-). Selalu mengawasi update status proses produksi, dan selalu bandingkan dengan latest delivery time yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada saat proses produksi telah mencapai 70%, lakukanlah evaluasi terperinci mengenai, kwalitas barang dan waktu penyelesaian barang dibandingkan dengan kontrak dan L/C. Jika hasil evaluasi menunjukkan kemungkinan delayed dalam penyelesaian barang, segeralah bernegosiasi dengan pihak buyer, untuk membicarakan kemungkinan second amendment on L/C. Jika disetujui, maka mintalah amendment untuk kedua kalinya.
(d). Penanganan Pengemasan (Packing)
(-). Dalam proses packing, hendaknya selalu berpatokan pada packing instruction yang terlampir di dalam contract.
(-). Jika ada instruksi yang tidak jelas, mintalah pnejelsan kepada buyer.
(-). Jika ada instruksi yang tidak bisa dilaksanakan, konsultasikanlah dengan buyer, sampaikan alas an mengapa tidak bisa diikuti, sampai memperoleh persetujuan.
(e). Inspection
(-). Dalam hal L/C mensyaratkan adanya “Certificate of Inspection”, maka proses inspection akan menjadi crucial, tidak boleh disepelekan. Bagaimanapun juga barang tersebut boleh dikirimkan atau tidak, tergantung dari hasil inspeksi.
(-). Jika inspector menemukan kwalitas barang dibawah standar mutu yang telah disepakati, sehingga inspector tidak mengeluarkan certificate of inspection, pertimbangkanlah kemungkinan melakukan repair atau re-placement, pertimbangkan cost and time yang akan dikonsumsi.
(-). Jika kwalitas barang masih below tolerance (below AQL), maka pertimbangkanlah tawaran letter of guarantee, agar inspector bersedia mengeluarkan certificate of inspection.
4). Penanganan Dokumen
Proses pembuatan dokumen adalah kunci penting berikutnya. Kesalahan dalam proses dokumen maupun kesalahan pada elemen dokumen yang disiapkan akan langsung berakibat discrepancies terhadap L/C.
Adapun dokumen yang biasa diminta dalam sebuah L/C adalah :
(-). Commercial Invoice
(-). Packing List
(-). Export License (untuk export yang memerlukan quota)
(-). Country of Origin
(-). GSP Form A (untuk negara-negara EEC). GSP form G (untuk negara-negara tertentu)
(-). Full Set of Air Way Bill (untuk air shipment) atau Full set of B/L (untuk sea shipment). Dikatakan full set, karena terkadang AWB maupun B/L dikeluarkan dalam pasangan, yaitu : Master AWB/BL yang biasanya dikeluarkan oleh pihak airline/Shipping line + haus AWB/BL yang dikeluarkan oleh Broker (Shipping agent).
Hal-hal yang perlu diperhatikan :
(-).Peroses dokumen harus selalu memperhatikan instruksi yang ada pada Letter of Credit dan Shipping Instruction.
(-). Shipper Name, Port Of Departure, Port of Destination, Notify Party dan Consignee Name, harus dicantumkan persis seperti yang diminta di dalam L/C.
(-). Jenis dan nama document harus persis sama seperti yang tercantum di dalam L/C.
(-). Pada dokumen manapun, pencantuman : nama barang, deskripsi barang, bahan baku yang dipakai, unit price, measurement unit, quantity, serta total amount, termasuk Harmonized System Code yang dipakai, HARUS PERSIS SEPERTI YANG TERCANTUM DI DALAM L/C. Perbedaan satu hurup saja, adalah merupakan discrepancies.
5). Pengiriman Dokumen
Dokumen yang benar dan persis saja belumlah selesai, proses yang tidak kalah pentingnya adalah proses pengiriman dokumen. Di dalam sebuag L/C biasanya diatur mengenai pengiriman dokumen tersebut, antara lain :
(-). Kapan dokumen tersebut harus diterima paling lambat oleh Issuing Bank
(-). Dokumen Harus dikirimkan memakai courier tertentu.
Memang pengiriman dokumen ini adalah tugas pihak Advising Bank, akan tetapi mengawasi (meminta up-date) status dokumen adalah penting. Keterlambatan penerimaan dokumen oleh Issuing Bank, dapat berakibat pada ditolaknya pencairan L/C.
Proses selanjunya, tinggal menunggu pembayaran L/C dari Issuing Bank melalui Advising Bank. Seharusnya Seller sudah bisa lega………………………
………………………. TETAPI…….
Bagaimana Jika dokumen ditolak oleh advising Bank karena ditemukan penyimpangan (discrepancies) ?, apakah yang harus dilakukan ?, bagaimana cara menanganinya ?.
Scenario terburuk apakah yang mungkin terjadi atas sebuah transaksi yang menggunakan Letter of Credit, dan apa yang harus dilakukan oleh seller ?.
Sebelumnya telah kita bahas cara menangani letter of credit, mulai dari persiapan menjelang pembukaan L/C sampai dengan pengiriman dokumen pencairan, yang jika kita tarik kesimpulan maka dapat dikatakan bahwa kunci sukses penanganan Letter of Credit adalah kehati-hatian, ketelitian dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam menangani setiap proses yang dilalui.
Akan tetapi, toh tetap saja ada kemungkinan discrepancies (penyimpangan). Dari pengalaman saya pribadi (sekitar tahun 1997-2000), jika saya sampling, saya menemukan hanya ada 1 Letter of Credit yang benar-benar dapat berjalan mulus tanpa discrepancies samasekali, dari 10 Letter of Credit (1 :10).
Keberhasilan membuat L/C mulus tanpa discrepancies, sungguh menyenangkan. Tetapi saat pengajuan dokumen pencairan L/C ditolak ?, terbayanglah kerugian perusahaan sudah didepan mata, barang sudah diberangkatkan, tetapi L/C tidak dapat dicairkan !. Pahit rasanya…. Berhadapan dengan birokrasi bank yang memang super ketat (subject to zero tolerance).
Harus mencari cara agar L/C tersebut bisa dicairkan, atau setidaknya pembayaran bisa diperoleh. Memang pekerjaan fixing selalu tidak enak. Tetapi ketika usaha-usaha itu berhasil, tidak hanya sekedar rasa senang yang kita peroleh, tetapi rasa senang, puas dan mungkin bisa dibilang rasa bangga. Feel like a hero.. ! :-)
Sebagian besar discrepancies tidak bisa dikoreksi, namun Ada beberapa jenis discrepancies yang masih memungkinkan untuk dilakukan revisi dan dikirim ulang.
Di sesi ini, kita bahas semua.
Discrepancies Dalam Letter of Credit dan Cara Mengatasinya
Penyimpangan (discrepancies) bisa terjadi disemua bagian L/C, akan tetapi secara garis besar, berada di 2 (dua) area berikut :
1). Penyimpangan Dalam Dokumen (Document Discrepancies)
Perbedaan antara dokumen dengan L/C merupakan jenis discrepancies yang paling sering dan mudah terjadi, hal ini disebabkan oleh sifat L/C yang begitu strictly terhadap kesesuaian. Samasekali tidak boleh ada perbedaan antara yang dinyatakan di dalam dokumen dengan yang dinyatakan di dalam L/C. Terlebih-lebih dokumen export yang blankonya disediakan oleh Institusi pemerintah maupun bank yang masih harus diketik secara manual (misalnya PEB, Export Licence, Commercial Invoice, GSP Form A). Untungnya, jenis discrepancy ini termasuk yang bisa direvisi. Berikut adalah hal-hal yang biasa membuat suatu dokumen ditolak oleh bank dan cara mengatasinya :
a). Pencantuman nama dokumen tidak sesuai dengan L/C. Ketidak sesuaian bisa karena kurang lengkap disebutkan, salah eja, bahkan hanya karena salah ketik satu huruf saja.
Misalnya : Di dalam L/C disebut “Commercial Invoice”, tetapi dalam dokumen export disebut “Invoice” saja, atau diketik “Invoice Comercial” (kurang huruf m), atau diketik “Commercial Invoices” (lebih huruf s).
b). Perbedaan : kode, nama, deskripsi, warna, ukuran barang antara yang disebutkan di dalam dokumen dengan yang disebutkan di dalam L/C.
c). Perbedaan : nama bahan baku barang
d). Perbedaan : jumlah barang dan satuan ukuran
e). Perbedaan : unit price dan total amount
f). Perbedaan : HS code
g). Pencanutuman keterangan beneficiary (name & full address), bank account (name & full address), dan account number
h). Salah menyebutkan quota category number
i). Tulisan atau angka yang diperbaiki (di type-x)
j). Tulisan atau angka yang dicoret
k). Salah mencantumkan : Nama Shipper dan atau Port of Departure, dan atau Port of Destination, dan atau Notify Party, dan atau Consignee Name.
Jika discrepancies terjadi di wilayah ini, maka segeralah tarik dokumen dari bank untuk direvisi.
Untuk menyingkat waktu, dokumen-dokumen yang dikeluarkan, ditandatangani atau dilegalisir oleh institusi luar (Kantor Deperindag, Bea Cukai atau Bank) sebaiknya jangan dibuat ulang, tetapi lakukanlah koreksi. Koreksi atas dokumen-dokumen tersebut dapat diterima oleh bank sepanjang koreksi tersebut dilegalisir (di stempel dan ditandatangan oleh pejabat yang berwenang di institusi tersebut.
Jika revisi dokumen telah selesai dikerjakan, kirimkan (serahkan) kembali kepada pihak advising bank. Melihat keterbatasan waktu, lakukanlah dalam hari yang sama untuk menarik dokumen, melakukan revisi dan pengiriman kembali.
2). Batas Waktu (Latest Delivery Time, L/C Expiration Date & Latest Presentation Date)
a). Latest Delivery Date
Adalah tanggal batas akhir penyerahan barang. Apabila kondisi penyerahan barang Free on Board (FOB) maka yang dijadikan patokan adalah tanggal yang tercantum pada Air Way Bill (AWB) untuk air shipment, atau Bill of Lading (BL) untuk sea shipment. Sedangkan jika kondisi penyerahan barang adalah C&F atau CIF, yang dijadikan patokan tanggal adalah tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan.
Dikatakan menyimpang (discrep) apabila tanggal yang tercantum di AWB/BL atau tanggal tibanya barang di pelabuhan tujuan, sesudah Latest Delivery Time yang tercantum di dalam L/C.
b). L/C Expiration Date
Adalah tanggal masa berlaku nya L/C, meliputi dari L/C dikeluarkan hingga batas akhir penerimaan dokumen oleh Issuing Bank.
c). Latest Presentation Date
Adalah tanggal batas akhir penerimaan dokumen pencairan L/C oleh Issuing Bank.
Dikatakan menyimpang apabila, dokumen yang dikirim oleh advising bank diterima setelah Latest Presentation Date yang tercantum di dalam L/C.
Penyimpangan jenis manapun yang terjadi diantara ketiga batas waktu di atas, adalah merupakan discrepancies yang tidak bisa direvisi. Artinya L/C sudah pasti gagal. Proses pencairan L/C sudah tidak mungkin dapat diselamatkan.
Ini adalah skenario terburuk yang mungkin terjadi atas transaksi yang menggunakan Letter of Credit sebagai instrument pembayaran.
Apakah pembayaran masih mungkin bisa diperoleh ?.
Apa yang harus dilakukan ?
Ada beberapa jalan yang mungkin bisa dilakukan :
1). Discrepancies terhadap Latest Delivery Time
Keterlambatan beberapa hari dari Latest Delivery Time, masih mungkin dimintakan “back date” atas Air Way Bill atau Bill of Lading kepada Airline atau shipping Line. Yang dimaksud dengan “back date” disini adalah, mencantumkan tanggal Air Way Bill atau Bill of Lading maju beberapa hari dibandingkan tanggal yang sebenarnya.
Pertanyaannya adalah : apakah Shipping Lines/Airlines akan bersedia melakukannya ?.
Biasanya (tidak bisa dijadikan pedoman pasti) :
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan “direct flight” (tanpa connecting), biasanya airline tidak akan bersedia melakukan back date walaupun cuma untuk satu haripun.
(-) Jika pengiriman lewat udara dengan connecting flight (berganti pesawat di negara tertentu), mungkin airlines mau melakukan back date untuk 1(satu) hari saja.
(-) Jika pengiriman lewat laut, biasanya shipping line bersedia melakukan back date untuk 1 (satu) hari sampai dengan 7 hari.
Sekali lagi yang di atas tidak bisa dijadikan pedoman pasti, tetapi peluang sekecil apapun sebaiknya dicoba saja, kita tidak akan pernah tahu jika tidak mencobanya bukan ?.
2). Discrepancies terhadap L/C Expiration Date atau Latest Presentation Date.
Discrepancies jenis ini samasekali tidak bisa diselamatkan. Harus terima kenyataan bahwa L/C telah gagal.
Apakah berarti pembayaran atas transaksi ini sudah TIDAK mungkin bisa diperoleh ?.
Jangan putus asa dahulu, masih ada beberapa jalan lagi yang mungkin bisa menyelamatkan perusahaan dari kerugian, yaitu :
Cobalah bernegosiasi dengan pihak buyer, jika hanya keterlambatan beberapa hari sangat mungkin buyer masih bisa menerima pengiriman barang tersebut, dan tentu saja juga masih bersedia melakukan pembayaran.
Bukankah L/C sudah gagal ?.
Jika buyer masih bersedia menerima keterlambatan tersebut, mintalah buyer supaya memerintahkan Issuing Bank untuk meng-“accept”, dokumen tersebut dan mencairkan pembayaran. Tentu saja mekanisme pembayaran sudah tidak menggunakan letter of credit lagi, tetapi melalui Telex Transfer. Agar buyer bisa melakukan perintah accept kepada Issuing Bank, mintalah swift code kepada Advising Bank. Lalu sampaikan swift code tersebut kepada pihak buyer, untuk kemudian buyer menginformasikan swift code tersebut kepada Issuing Bank, bersamaan dengan perintah accept.
No comments:
Post a Comment